Politique de confidentialité, École Saint-Yves Nantes

Responsable du traitement

Bleuenn Boisserpe, cheffe d'établissement, École Saint-Yves, 7 rue Jean-Marie Potiron, 44300 Nantes. Le site est édité par l'organisme de gestion de l'enseignement catholique (OGEC) Saint-Yves.

Données collectées

Site public

Le site ne recueille de données qu'à trois endroits, décrits plus bas : le formulaire de prise de contact pour inscrire un enfant, l'espace parents, ouvert sur invitation aux familles dont l'enfant est proposé en préinscription, et la page de pointage réservée aux salariés du prestataire de nettoyage. Ailleurs, vous n'y saisissez aucune donnée.
Les e-mails que vous envoyez au secrétariat depuis les liens du site arrivent dans la messagerie de l'école.
Votre choix du mode clair ou sombre est mémorisé uniquement dans votre navigateur.
L'hébergeur conserve des journaux techniques de connexion (adresse IP, pages demandées) pour la sécurité du service.

Espace équipe

L'espace équipe est réservé à la direction, au secrétariat, à l'association des parents d'élèves de l'enseignement libre (APEL) et à l'OGEC. Il enregistre :

pour chaque compte : nom, identifiant, adresse e-mail, rôle, mot de passe enregistré sous forme chiffrée irréversible, date de dernière connexion ;
le nom de l'auteur de chaque publication ;
un journal des actions et des connexions, avec l'adresse IP, conservé 12 mois ;
dans ce journal, les échecs de connexion, dont les plus récents servent à bloquer temporairement les tentatives répétées. Si l'identifiant saisi ne correspond à aucun compte, il n'est pas enregistré ;
un cookie de session, strictement nécessaire au fonctionnement de l'espace, supprimé à la déconnexion ou à la fermeture du navigateur. Ce cookie ne demande donc pas de consentement.

Inscription d'un enfant : la prise de contact

La page Inscrire votre enfant permet de se présenter et de demander un rendez-vous avec la cheffe d'établissement.

Finalité et base légale

Vous recontacter, organiser le rendez-vous et étudier la demande d'inscription. La base légale est l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b, du règlement général sur la protection des données, RGPD).

Données enregistrées

Pour chaque parent : nom, prénom, lien avec l'enfant, téléphone, adresse e-mail, commune ;
pour chaque enfant : prénom, date de naissance, classe souhaitée, date d'arrivée souhaitée ;
vos disponibilités pour le rendez-vous, et, si vous les indiquez, la façon dont vous avez connu l'école et votre message ;
la date du rendez-vous, la décision prise après lui, et les notes de la direction et du secrétariat, qui ne sont jamais communiquées à d'autres personnes ;
dans le journal de l'espace équipe, l'adresse IP de l'envoi, qui sert seulement à limiter les envois répétés par des robots, conservée 12 mois.

Destinataires

La cheffe d'établissement et le secrétariat, et la commission informatique de l'OGEC pour la maintenance technique. Les e-mails envoyés aux familles par l'école ne contiennent aucune information personnelle : ils invitent seulement à se connecter ou confirment un rendez-vous.

Durée de conservation

Une prise de contact qui ne mène pas à une inscription est effacée six mois après le dernier échange ;
pour un enfant non retenu après le rendez-vous, l'école garde trois ans une trace minimale : nom, prénom, date de naissance, année, classe demandée et réponse. Elle permet de savoir qu'une demande a été faite, sans rien garder d'autre ;
si l'inscription se poursuit, les informations rejoignent le dossier de préinscription, décrit ci-dessous.

Inscription d'un enfant : l'espace parents et le dossier de préinscription

Après le rendez-vous, si la cheffe d'établissement propose une préinscription, chaque parent reçoit une invitation à l'espace parents. Le dossier de préinscription s'y remplit, enfant par enfant, et les documents demandés s'y déposent.

Accès à l'espace parents

Chaque parent dispose de son propre accès, lié à son adresse e-mail. L'espace n'est ouvert que sur invitation : on ne peut pas y créer de compte soi-même ;
l'invitation contient un lien personnel, valable 15 jours, qui sert à choisir son mot de passe. Un nouveau lien annule le précédent, et un lien déjà utilisé ne fonctionne plus ;
la connexion demande l'adresse e-mail, le mot de passe, puis un code à six chiffres envoyé par e-mail, valable 10 minutes. Les tentatives répétées sont bloquées temporairement ;
en cochant la case prévue, vous pouvez faire reconnaître votre appareil pendant 30 jours : le code n'est alors plus demandé sur cet appareil. Changer de mot de passe annule tous les appareils reconnus ;
un lien « mot de passe oublié » est valable 2 heures. La réponse affichée est la même, que l'adresse saisie soit connue ou non ;
la session se ferme après 60 minutes sans activité.

Finalités et base légale

Constituer le dossier de préinscription de votre enfant, le vérifier, confirmer son inscription et préparer son accueil. Ce traitement repose sur l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, comme pour la prise de contact, et, pour les informations que l'école doit tenir ou vérifier, comme le registre des élèves et les vaccinations obligatoires, sur ses obligations légales (article 6, paragraphe 1, points b et c, du RGPD). La réponse facultative sur les besoins particuliers de l'enfant repose sur votre consentement explicite (article 9, paragraphe 2, point a, du RGPD).

Données du dossier

Pour l'enfant : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, commune et département ou pays de naissance, école et classe actuelles s'il est déjà scolarisé, et chez qui il vit ;
ses besoins particuliers, à choisir parmi « Aucun », une allergie ou un traitement qui demande un projet d'accueil individualisé, une situation de handicap, ou un suivi extérieur. Cette réponse peut révéler une information de santé. Elle est facultative : vous pouvez aussi en parler directement à la cheffe d'établissement. Si vous la donnez, c'est avec votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment en écrivant au secrétariat. Elle sert uniquement à préparer l'accueil de votre enfant et n'a aucun effet sur l'inscription, déjà proposée à ce stade. Aucun détail médical n'est demandé dans le dossier ;
pour chaque parent : adresse, téléphone portable et, si vous l'indiquez, téléphone professionnel ; ainsi que, de façon facultative, profession, employeur et catégorie socioprofessionnelle, demandées pour les statistiques de l'Éducation nationale ;
pour la famille : la situation des parents, et les frères et sœurs ;
le mode de remise du chèque d'arrhes que vous avez choisi, et la date à laquelle le secrétariat l'a reçu ;
la date à laquelle chaque parent a validé le dossier, le prénom du parent qui l'a modifié en dernier, et, si le dossier vous est rendu pour une correction, le motif indiqué par l'école.

Documents déposés

Le livret de famille, le carnet de vaccination, le carnet de suivi ou les dernières évaluations si l'enfant est déjà scolarisé, et l'extrait du jugement qui fixe l'autorité parentale et la résidence de l'enfant si les parents sont divorcés ou séparés ;
en PDF ou en photo (JPEG ou PNG), 5 Mo au plus. Un nouveau dépôt du même document remplace et efface le précédent ;
les documents sont enregistrés chiffrés sur le serveur de l'école, chez OVH, en France, en dehors des dossiers accessibles depuis internet ;
ils ne peuvent être ouverts que par les parents de la famille, depuis leur espace, et par la cheffe d'établissement et le secrétariat, depuis l'espace équipe. Chaque ouverture par l'équipe est enregistrée dans le journal ;
l'école peut marquer un document « À revoir », avec un motif que vous lisez dans votre espace.

Sécurité

Le dossier de préinscription et les documents sont chiffrés. Seuls le nom, le premier prénom et la date de naissance de l'enfant restent lisibles en clair, pour établir les listes de l'école ;
les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, mais sous forme chiffrée irréversible. Les codes de connexion et les appareils reconnus ne sont conservés que sous forme d'empreinte ;
les connexions, les échecs de connexion, l'enregistrement et la validation des dossiers, les dépôts de documents et leur ouverture par l'équipe sont inscrits dans le journal de l'espace équipe, avec l'adresse IP, et conservés 12 mois. Lors d'un échec de connexion, l'adresse e-mail saisie n'y figure pas : seule une empreinte est enregistrée.

Destinataires

Dans l'espace équipe, seuls les comptes de la cheffe d'établissement et du secrétariat ont accès aux dossiers de préinscription et aux documents. La commission informatique de l'OGEC intervient pour la maintenance technique du serveur. Les données ne sont transmises à aucun tiers, sauf lorsque la loi l'impose à l'école.

E-mails envoyés par l'école

Les e-mails de l'espace parents sont écrits en texte simple. Ils ne contiennent ni le nom de votre enfant, ni aucune information personnelle : ils vous invitent à vous connecter, vous transmettent un code ou un lien, ou vous signalent qu'un document est à déposer à nouveau. Tout le reste se consulte dans l'espace parents, après connexion.

Durée de conservation

Codes de connexion : 10 minutes. Liens d'invitation : 15 jours. Liens « mot de passe oublié » : 2 heures. Appareils reconnus : 30 jours, puis effacés automatiquement. Journal : 12 mois ;
si la famille renonce à l'inscription d'un enfant, son dossier et ses documents sont effacés. Il ne reste qu'une trace minimale (nom, date de naissance, classe et année), effacée au bout de trois ans. Les documents communs à la famille, comme le livret de famille, sont effacés dès qu'aucun autre enfant de la famille n'est en cours d'inscription ou inscrit ;
pour un élève inscrit, le dossier en ligne est conservé pendant sa scolarité à l'école. Les informations de santé (besoins particuliers, fiche d'urgence, projet d'accueil individualisé) sont effacées à la fin de l'année scolaire au cours de laquelle l'élève quitte l'école ; le reste du dossier en ligne et les documents déposés, un an après son départ ;
les coordonnées bancaires et le mandat de prélèvement sont effacés treize mois après le dernier prélèvement, délai pendant lequel un prélèvement peut être contesté ;
le suivi des modifications faites dans l'espace parents après l'envoi d'un dossier (ancienne et nouvelle information, auteur, date, justificatif) est effacé treize mois après leur prise en compte par l'école ;
le dossier administratif de l'élève et le registre des élèves, que l'école tient en dehors de l'espace parents (logiciel de gestion de l'enseignement catholique et archives), sont conservés pendant la scolarité puis dix ans, selon les règles de l'enseignement catholique.

Vos droits sur le dossier

Vous pouvez consulter et corriger le dossier dans votre espace tant qu'il n'est pas envoyé au secrétariat. Une fois envoyé, vous tenez à jour depuis votre espace vos coordonnées et les informations de vos enfants : chaque modification est transmise à l'école, et celles de l'état civil ou du compte de prélèvement s'appliquent après vérification d'un justificatif. Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et, selon les cas, d'opposition, en écrivant à secretariat@ecolesaintyvesnantes.fr. Certaines informations ne peuvent pas être effacées tant que l'école est tenue de les conserver. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.

Registre de présence du prestataire de nettoyage

L'entretien des locaux est confié à une entreprise extérieure. Ses salariés enregistrent leur arrivée et leur départ sur la page Pointage du prestataire de nettoyage, avec leur téléphone, en l'approchant d'un tag NFC fixé dans l'école ou en scannant un QR code.

Finalités

Savoir quelles personnes extérieures sont présentes dans une école qui accueille des enfants, et à quelles heures ;
vérifier l'exécution du contrat de nettoyage (jours et durées d'intervention) ;
tenir un registre fiable, consultable en cas d'incident.

Le registre ne sert ni à évaluer le travail des salariés, ni à les sanctionner, ni à prendre une décision automatisée à leur égard. Leur employeur reste seul responsable de la gestion de son personnel.

Base légale

L'intérêt légitime de l'école et de l'OGEC (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD) : sécurité des élèves et des locaux, et contrôle de l'exécution d'un contrat de prestation.

Données enregistrées

Le prénom et le nom du salarié, tels que communiqués par l'école ou le prestataire ;
la date et l'heure de chaque arrivée et de chaque départ ;
le moyen de pointage : tag NFC, QR code ou saisie manuelle par l'école, avec le nom de la personne qui l'a faite et son motif ;
la distance entre le téléphone et l'école au moment du pointage, et la précision annoncée par le téléphone. La position elle-même (latitude et longitude) n'est jamais enregistrée : elle sert uniquement à calculer cette distance, puis elle est abandonnée. Au-delà de 150 mètres, le passage porte la mention « hors site » ;
une description sommaire du téléphone (par exemple « Android, Chrome ») et la date de son dernier pointage.

La position n'est demandée qu'au moment où le salarié appuie sur le bouton de pointage. Il n'y a ni suivi continu, ni localisation en dehors de ce geste. Le salarié peut refuser l'accès à sa position : le passage est alors enregistré avec la mention « position non communiquée », sans autre conséquence technique.

Identification du téléphone

Chaque salarié enregistre une fois son téléphone grâce à un lien personnel, à usage unique, valable 48 heures. Le téléphone reçoit alors un cookie, nommé sy_pointage, limité à la page de pointage. Ce cookie ne contient qu'un code aléatoire ; l'école n'en conserve qu'une empreinte chiffrée, qui ne permet pas de retrouver le code. Il est strictement nécessaire au service demandé par le salarié (savoir qui pointe) et ne requiert donc pas de consentement. Il expire au bout de 400 jours et peut être supprimé à tout moment depuis le navigateur ; il suffit alors de demander un nouveau lien.

Destinataires

La cheffe d'établissement ;
la personne de l'OGEC chargée du suivi du contrat de nettoyage, en consultation et en export uniquement ;
la commission informatique de l'OGEC, pour la maintenance technique ;
l'entreprise prestataire, employeur des salariés, pour les seules données de ses salariés, en cas de désaccord sur l'exécution du contrat.

Les données sont hébergées par OVH en France. Elles ne sont ni vendues, ni transmises à d'autres tiers, ni utilisées à des fins commerciales.

Durée de conservation

Chaque passage est effacé automatiquement 12 mois après sa date. Les liens d'enregistrement non utilisés sont effacés à leur expiration. Le nom d'un salarié qui n'intervient plus est désactivé, et ses passages suivent la même règle des 12 mois.

Information des salariés et droits

L'entreprise prestataire informe ses salariés de ce dispositif avant sa mise en service, ainsi que, le cas échéant, son comité social et économique, comme le prévoient les articles L. 1222-4 et L. 2312-38 du Code du travail. Chaque salarié dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition prévus par les articles 15 à 21 du RGPD, en écrivant à secretariat@ecolesaintyvesnantes.fr. L'école répond dans un délai d'un mois. Chaque salarié peut aussi adresser une réclamation à la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Qui y accède

La direction, le secrétariat, et la commission informatique de l'OGEC pour la maintenance technique. Les données ne sont ni vendues ni transmises à des tiers, en dehors d'OVH, qui les héberge pour le compte de l'école. Elles ne sont pas utilisées à des fins commerciales.

Photos

Les photos d'enfants reconnaissables ne sont publiées qu'avec l'autorisation écrite des familles, révocable à tout moment.

Vos droits

Vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'opposition, d'effacement, de portabilité et de limitation, en écrivant à secretariat@ecolesaintyvesnantes.fr. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL. Pour les traitements de l'enseignement catholique (association Gabriel, Union générale sportive de l'enseignement libre, APEL nationale), le délégué à la protection des données est joignable à dpd@enseignement-catholique.fr.

Hébergement des données

Le site et les données qu'il collecte sont hébergés en France par OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, dans ses centres de données de Gravelines. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne.

Cookies

Les cookies utilisés sont tous strictement nécessaires au service demandé et ne requièrent donc pas de consentement :

le cookie de session de l'espace équipe, et le cookie sy_appareil qui y mémorise, pendant 30 jours, un appareil reconnu ;
dans l'espace parents, le cookie de session sy_parents, supprimé à la déconnexion ou à la fermeture du navigateur, et le cookie sy_parent_appareil, déposé seulement si vous demandez à faire reconnaître votre appareil, pour 30 jours. Tous deux sont limités aux pages de l'espace parents (chemin /espace/) et ne contiennent qu'un code aléatoire ;
le cookie sy_pointage de la page de pointage du prestataire de nettoyage.

Les autres pages du site n'en déposent aucun, et le site n'utilise aucun cookie de suivi, aucun cookie tiers ni aucun service de mesure d'audience.